Algemene voorwaarden

1. Wie en wat

Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen ZekerZichtbaar B.V., gevestigd aan Holleweg 16F, 3925 LW Scherpenzeel, KvK 88152081 ("Callab", "wij") en een organisatie die Callab afneemt ("jij", "de klant"). Callab is een dienst voor callcoaching: we ontvangen opnames van telefoongesprekken uit jouw telefonie, maken er transcripties van, beoordelen ze op de methodiek die jij instelt en geven coachadvies aan je team.

Callab is alleen voor zakelijk gebruik. We sluiten geen overeenkomsten met consumenten.

Jouw eigen inkoopvoorwaarden gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken. Wijken een offerte of een aparte overeenkomst af van deze voorwaarden, dan gaat die afspraak voor.

2. Hoe een overeenkomst tot stand komt

Een overeenkomst ontstaat als jij een offerte of voorstel van ons aanvaardt, of als je een werkruimte in gebruik neemt. Bij het aanmaken van een werkruimte vragen we je akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst. Die twee horen bij elkaar: zonder verwerkersovereenkomst mag je Callab niet gebruiken voor gesprekken met echte mensen.

Wie een overeenkomst aangaat namens een organisatie, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

3. Vroege toegang en pilots

Neem je deel aan een pilot of aan vroege toegang, dan wordt de dienst tijdens het gebruik doorontwikkeld. Functies kunnen wijzigen en fouten kunnen optreden. Je meldt fouten die je aantreft. Afspraken over de duur en de prijs van een pilot staan in het voorstel.

4. Gebruik van de dienst

• Jij bepaalt wie in jouw organisatie toegang krijgt en met welke rol. Je bent verantwoordelijk voor wat er via de accounts van jouw organisatie gebeurt.
• Inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail. Deel die link niet.
• Je gebruikt Callab niet om de dienst na te bouwen, te belasten of te omzeilen, en niet voor iets wat in strijd is met de wet.
• We mogen de dienst aanpassen en verbeteren. Vervalt er iets wezenlijks, dan laten we dat minimaal dertig dagen van tevoren weten.

5. Wat wij doen en wat we niet beloven

We doen ons best om Callab continu beschikbaar te houden en nemen daarvoor gebruikelijke maatregelen: back-ups, monitoring en versleutelde verbindingen. We beloven geen specifiek beschikbaarheidspercentage, tenzij dat in je overeenkomst staat. Onderhoud plannen we waar mogelijk buiten kantoortijden en kondigen we aan.

Callab werkt met taalmodellen. Een transcriptie, score of coachadvies kan fouten bevatten. Callab is een hulpmiddel voor coaching; het is geen beoordelingsinstrument voor personeelsbeslissingen en je mag een uitkomst van Callab niet als enige grond gebruiken voor een besluit over een medewerker. Een mens kijkt altijd mee. Twijfelt het model, dan zet het een gesprek apart voor beoordeling door een mens.

6. Wat jij regelt als werkgever

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gesprekken. Dat betekent dat jij, vóór je Callab aanzet, regelt dat:

• je medewerkers vooraf weten dat hun gesprekken worden opgenomen, getranscribeerd en beoordeeld, en waarom;
• je ondernemingsraad heeft ingestemd als de Wet op de ondernemingsraden dat vereist (artikel 27 lid 1 sub l);
• je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) hebt uitgevoerd; wij leveren daarvoor de technische beschrijving;
• de mensen aan de andere kant van de lijn worden geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen;
• de opnames rechtmatig zijn en je bevoegd bent ze aan ons te geven;
• je Callab niet gebruikt om emoties van medewerkers of kandidaten af te leiden, en geen criteria instelt die daarop neerkomen. Callab blokkeert zulke criteria, maar de verantwoordelijkheid ligt bij jou.

Onder de EU AI Act is Callab de aanbieder van het systeem en ben jij de gebruiksverantwoordelijke. Een methodiek instellen binnen het beoogde doel van Callab, coaching op gesprekken, verandert daar niets aan. Gebruik je Callab voor een ander doel dan waarvoor het is gebouwd, dan word je zelf aanbieder in de zin van die verordening en draag je de verplichtingen die daarbij horen.

7. Prijs en betaling

De prijs hangt af van de grootte van je team en je methodiek en staat in je voorstel. Prijzen zijn in euro's en exclusief btw. Betaling loopt per maand via Stripe, tenzij anders afgesproken. Betaal je niet op tijd, dan sturen we een herinnering; blijft betaling uit, dan mogen we de toegang opschorten na een schriftelijke waarschuwing met een termijn van veertien dagen.

Een prijswijziging kondigen we minimaal twee maanden van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

8. Van wie wat is

Callab, de software, de modellen, de teksten en de vormgeving zijn en blijven van ons. Jij krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

Jouw gesprekken, transcripties, methodiek en alles wat Callab daaruit voor jou maakt, zijn van jou. Wij gebruiken ze alleen om de dienst voor jou te leveren. We trainen er geen modellen op en we gebruiken ze niet voor andere klanten. Geanonimiseerde statistieken over het gebruik van de dienst, zonder gespreksinhoud, mogen we gebruiken om Callab te verbeteren.

9. Vertrouwelijkheid

Wat we van elkaar te weten komen en niet openbaar is, houden we vertrouwelijk, ook na het einde van de overeenkomst. Dat geldt voor jouw gesprekken en methodiek net zo goed als voor onze techniek en prijzen.

10. Persoonsgegevens

De afspraken over persoonsgegevens staan in de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring. Bij strijd tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat de verwerkersovereenkomst voor waar het persoonsgegevens betreft.

11. Duur, opzeggen en overstappen

Een overeenkomst loopt per maand en is maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand, tenzij je voorstel iets anders zegt. Opzeggen doe je per e-mail.

Bij het einde van de overeenkomst kun je tot dertig dagen erna al je gegevens exporteren: opnames, transcripties, analyses en je methodiek, in een gangbaar formaat. Daarna verwijderen we alles van jouw organisatie. Wil je overstappen naar een andere dienst of naar eigen beheer, dan werken we daaraan mee zoals de Dataverordening (EU 2023/2854) voorschrijft: een opzegtermijn van maximaal twee maanden, een overgangsperiode van maximaal dertig dagen, en vanaf 12 januari 2027 zonder overstapkosten.

We mogen de overeenkomst per direct beëindigen als je deze voorwaarden of de wet ernstig schendt, of failliet gaat.

12. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid per gebeurtenis, of reeks samenhangende gebeurtenissen, is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden ervoor aan ons hebt betaald. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet, gemiste besparingen of schade door besluiten die op basis van een uitkomst van Callab zijn genomen.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

Jij vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder je medewerkers en gesprekspartners, die voortkomen uit opnames of gebruik waarvoor jij niet de vereiste grondslag, informatie of instemming had geregeld.

13. Overmacht

Kunnen we niet leveren door iets buiten onze macht, zoals een storing bij een leverancier, een stroom- of internetuitval of een cyberaanval ondanks gebruikelijke maatregelen, dan schort onze verplichting op zolang dat duurt. Duurt het langer dan dertig dagen, dan mogen we allebei opzeggen.

14. Wijzigingen van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging die je positie verslechtert kondigen we minimaal dertig dagen van tevoren per e-mail aan; je mag dan opzeggen tegen de ingangsdatum. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

15. Recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin wij gevestigd zijn, nadat we eerst hebben geprobeerd er samen uit te komen.