Personeelsvolgsysteem: instemming van de OR

Je wilt een systeem invoeren dat iets vastlegt over hoe mensen werken: gesprekken, inlogtijden, ritten met de bedrijfsauto. Op dat moment valt al snel het woord personeelsvolgsysteem, en daarmee het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Dat is geen formaliteit. Een besluit zonder die instemming kan nietig zijn.

Wat een personeelsvolgsysteem is volgens de WOR

Het woord zelf staat niet in de wet. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) beschrijft het in artikel 27, lid 1, onder l: "een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen".

Let op de woorden "of geschikt zijn voor". De wet kijkt niet alleen naar systemen die bedoeld zijn om mensen te volgen, maar ook naar systemen die zich daarvoor lenen. Direct daarboven staat onderdeel k: een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers. Ook voor zo'n regeling heb je instemming nodig.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt als voorbeelden van controle van personeel onder meer volgsoftware op computers, gps in bedrijfswagens, camera's en het opnemen van telefoongesprekken. Over de ondernemingsraad is de AP kort: "Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR)? Dan vraagt u vooraf instemming aan de OR bij een regeling voor de controle van personeel. Zoals een personeelsvolgsysteem. Stemt de OR er niet mee in, dan mag u niet controleren." Dat staat in de voorwaarden voor controle van werknemers.

Hoe het instemmingsrecht van de ondernemingsraad werkt

Artikel 27 van de WOR geeft de stappen. Je legt het voorgenomen besluit schriftelijk voor, met de redenen en de gevolgen die je verwacht voor de medewerkers. De ondernemingsraad beslist pas nadat er minstens één keer over is overlegd in een overlegvergadering, en laat de beslissing daarna schriftelijk en met redenen weten. Vervolgens meld jij schriftelijk welk besluit je neemt en per wanneer.

Drie bepalingen uit hetzelfde artikel zijn goed om te kennen:

Instemming is niet nodig voor zover het onderwerp al inhoudelijk geregeld is in een cao (lid 3).
Weigert de ondernemingsraad, dan kun je de kantonrechter om toestemming vragen. Die geeft dat alleen als de weigering onredelijk is, of als het besluit nodig is om zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen (lid 4).
Neem je het besluit zonder instemming of toestemming, dan is het nietig zodra de ondernemingsraad daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet (lid 5).

Een ondernemingsraad is verplicht vanaf 50 mensen die er in de regel werken, volgens artikel 2 van de WOR. Werken er minder mensen, dan loopt deze route niet via een ondernemingsraad. De AVG geldt dan nog steeds.

Personeelsvolgsysteem en de AVG

De instemming van de ondernemingsraad vervangt de AVG niet. De AP noemt haar naast de andere voorwaarden voor controle van werknemers: een grondslag, de noodzaak, en medewerkers vooraf vertellen waarom, wanneer en hoe je controleert. Je hebt ze allemaal nodig. De AVG laat lidstaten in artikel 88 ook ruimte voor eigen regels over persoonsgegevens van werknemers, en noemt daarbij uitdrukkelijk "toezichtsystemen op het werk".

Gaat het om stelselmatige monitoring van werknemers, dan is ook een DPIA verplicht. Dat stuk is meteen het beste materiaal voor je ondernemingsraad. Hoe je er een opbouwt, staat in dit DPIA voorbeeld voor gespreksopnames. Gaat het om gespreksopnames, lees dan ook wat de AP vraagt bij gesprekken opnemen als werkgever.

Zo bereid je het voorstel aan de ondernemingsraad voor

Een ondernemingsraad die alles in één keer krijgt, hoeft minder te raden. Zet in je schriftelijke voorstel in elk geval:

welke gegevens het systeem vastlegt, en welke niet
wie wat te zien krijgt, en wat een medewerker van zichzelf ziet
het doel, en waarom een lichtere oplossing niet volstaat
hoe lang je gegevens bewaart
waar je het systeem uitdrukkelijk niet voor gebruikt
de uitkomst van de DPIA, en welke maatregelen je neemt

Dat laatste punt helpt het meest. Een afspraak die op papier staat, kan de ondernemingsraad later ook toetsen.

Callab in beeld

Callab beoordeelt gesprekken per criterium en laat zien waar coaching nodig is. Dat gaat over gedrag in gesprekken, dus leg het voor aan je ondernemingsraad voordat je begint. Wat je daarbij kunt laten zien: een medewerker ziet alleen de eigen gesprekken, een teamlead ziet het team, en Callab neemt geen besluiten over medewerkers. Een score is invoer voor een coachgesprek en geen besluit. Emoties of gemoedstoestand leidt Callab niet af uit stem.

Alles over opslag, toegang en bewaartermijnen staat op de pagina over hoe Callab met data omgaat. Die kun je zo bij het voorstel voegen. Gebruik je AI voor de beoordeling, dan stelt de ondernemingsraad vaak ook vragen over de AI Act voor werkgevers.