Privacyverklaring

Wie we zijn

Callab is een product van ZekerZichtbaar B.V., gevestigd aan Holleweg 16F, 3925 LW Scherpenzeel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88152081, btw-id NL864519886B01. Vragen over je gegevens stuur je naar info@callab.nl of bel 033 737 02 20. We reageren binnen één werkdag.

Deze verklaring heeft twee delen, omdat Callab twee rollen heeft.

• Deel A: Callab als verwerkingsverantwoordelijke. Voor bezoekers van callab.nl, mensen die een formulier invullen, nieuwsbrieflezers, en de accounts en facturatie van klanten. Hier bepalen wij zelf wat er met gegevens gebeurt.
• Deel B: Callab als verwerker. Voor de inhoud van telefoongesprekken: opnames, transcripties, scores en coaching. Die verwerken we in opdracht van de werkgever die Callab gebruikt. Die werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke.

Deel A: de website, formulieren en accounts

Bezoek aan callab.nl

Bij een bezoek zetten we zelf geen cookies. Statistieken via Google Tag Manager laden we alleen na jouw toestemming in de cookiebanner. Wat dat precies inhoudt staat in de cookieverklaring.

Een paar onderdelen van de site laden we van derden, en die zien daarbij je IP-adres en browsergegevens: de animatie in de header komt van Unicorn Studio via jsDelivr, afbeeldingen komen van het CDN van Bunny, en een textuur komt van een CDN van Osmo. We gebruiken dat niet om je te volgen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een werkende en snelle website.

De WhatsApp-knop opent een gewone wa.me-link. Er laadt niets van Meta op onze site. Stuur je een bericht, dan gelden de voorwaarden van WhatsApp voor dat bericht.

Formulieren: demo, pilot, contact en updates

Vul je een formulier in, dan verwerken we wat je invult: je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijf, je telefonie of CRM, de grootte van je team, je vraag of motivatie, en de pagina waarop je het formulier invulde. We gebruiken dit om je aanvraag te beantwoorden en, als je daarvoor kiest, om je op de hoogte te houden.

• Grondslag voor een demo, pilot of contactvraag: de stappen die nodig zijn om tot een overeenkomst te komen, en ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.
• Grondslag voor updates en de nieuwsbrief: je toestemming. Die trek je in met de afmeldlink in elk bericht of door ons te mailen.
• Bewaartermijn: aanvragen bewaren we tot ze zijn afgehandeld en daarna maximaal twee jaar, zodat we een vervolggesprek kunnen terugvinden. Een inschrijving voor updates bewaren we tot je je afmeldt. Meld je je af, dan verwijderen we je inschrijving.
• Ontvangers: Mailgun verstuurt onze e-mail vanuit de EU. Laposta, een Nederlandse nieuwsbriefdienst, beheert de verzendlijst en ontvangt daarvoor je e-mailadres, je naam en het IP-adres waarmee je je inschreef, als bewijs van je inschrijving. Een melding van je aanvraag komt binnen in onze eigen mailbox.

Bij een formulier is niets verplicht behalve wat we nodig hebben om je te bereiken. Vul je minder in, dan kunnen we je alleen minder gericht helpen.

Accounts in de app

Gebruik jouw organisatie Callab, dan maakt je werkgever een account voor je aan. Daarvoor verwerken we je naam, e-mailadres, functie, rol in de app en taalvoorkeur. Inloggen gaat zonder wachtwoord, met een eenmalige link per e-mail. Van elke aanmelding leggen we het IP-adres en de browser vast, zodat je kunt zien of iemand anders op je account inlogt. Die aanmeldlog bewaren we negentig dagen.

Voor accounts is Callab verwerkingsverantwoordelijke. Grondslag: de overeenkomst met je werkgever en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. Je account bewaren we zolang je werkgever klant is en jij toegang hebt. Wordt je account gedeactiveerd, dan blijven je naam en gesprekken zichtbaar voor je team totdat je werkgever ze verwijdert, omdat coaching over een team anders gaten krijgt.

Facturatie en support

Van de organisatie die Callab afneemt verwerken we contactgegevens voor facturatie. Betalingen lopen via Stripe, dat daarvoor het factuuradres en betaalgegevens verwerkt. Wij zien geen kaartgegevens. Grondslag: de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar voor administratie.

Fouten in de app leggen we vast met Sentry, op servers in Duitsland. Een foutrapport kan bevatten wat er op dat moment op je scherm gebeurde. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een werkende dienst.

Demo-omgeving

Op demo.callab.nl kun je zonder account rondkijken in een tijdelijke werkruimte met verzonnen gesprekken. Je hoeft niets in te vullen. Wat je daar typt in de coach-chat bewaren we tot een uur nadat je bent gestopt, dan verwijderen we de hele werkruimte.

Deel B: de inhoud van gesprekken

Wie waarvoor verantwoordelijk is

Gebruikt jouw werkgever Callab, dan komen opnames van telefoongesprekken bij ons binnen via de telefooncentrale van je werkgever. Wij maken daar een transcriptie van, beoordelen het gesprek op de methodiek die je werkgever heeft ingesteld, en schrijven coachadvies. Dat doen we alleen in opdracht van je werkgever, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Je werkgever bepaalt dus of gesprekken worden opgenomen, wie ze mag terugluisteren, welke criteria gelden en hoe lang ze bewaard blijven. Je werkgever is ook degene die jou en je gesprekspartners vooraf hoort te informeren. Verzoeken over je rechten richt je aan je werkgever. Een verzoek dat ons rechtstreeks bereikt, sturen we binnen vijf werkdagen door aan je werkgever en we ondersteunen bij de afhandeling.

Wat er in een gesprek zit

Een gesprek bevat de stem en de woorden van twee mensen: de medewerker en degene aan de andere kant van de lijn, zoals een kandidaat, klant of lead. We slaan de opname op, de letterlijke transcriptie met tijdstempels en sprekers, de telefoonnummers van beide kanten, de score per criterium met verwijzingen naar het moment in het gesprek, een samenvatting en het coachadvies.

De inhoud van een gesprek wordt bepaald door de sprekers. Een gesprek kan gevoelige onderwerpen bevatten, zoals gezondheid of privéomstandigheden. Callab past geen automatische filtering toe op transcripties. Je werkgever bepaalt in zijn instructies aan medewerkers welke gesprekken worden opgenomen. Wij gebruiken zulke informatie uitsluitend binnen het transcript waarin zij voorkomt.

Wie de gesprekken verwerken

Voor spraak-naar-tekst en taalanalyse werken we met een klein aantal gespecialiseerde partijen. De volledige lijst, met vestigingsland en de afspraken per partij, staat op de pagina subverwerkers. Samengevat: de database en de opslag van opnames staan in Frankfurt, transcriptie loopt via het Europese datacenter van Deepgram, en de taalanalyse loopt via OpenRouter naar modellen van Google en Anthropic. Met OpenRouter hebben we een verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en we hebben ingesteld dat aanbieders jouw gegevens niet mogen bewaren of gebruiken voor training.

Wij trainen geen modellen op jouw gesprekken. We verkopen geen gegevens en we gebruiken gesprekken van de ene klant nooit voor een andere klant.

Wat Callab wel en niet afleidt

Callab beoordeelt gedrag dat je kunt horen en nalezen: welke vragen er gesteld zijn, of er een vervolgstap is afgesproken, hoe het spreektempo was, hoe de gespreksverhouding lag. Callab leidt geen emoties of gemoedstoestand af uit stem. Dat is op de werkvloer verboden onder artikel 5 van de EU AI Act. Elke aanvraag aan een model wordt vóór verzending op deze grens gecontroleerd en geweigerd bij overtreding; door je werkgever ingestelde criteria worden op dezelfde grens getoetst.

Een score is een voorzet voor een coachgesprek, geen oordeel over jou als medewerker. Callab neemt geen besluiten over mensen. Je werkgever kan wel een ranglijst of badges aanzetten binnen het team; of dat gebeurt, en wat er met scores wordt gedaan, bepaalt je werkgever. Iedere medewerker ziet de eigen analyses terug. Een teamlead ziet die van het team.

Bewaartermijn

Opnames, transcripties en analyses bewaren we standaard twaalf maanden na het gesprek. Daarna verwijderen we ze automatisch. Je werkgever kan die termijn korter zetten en kan elk gesprek op elk moment eerder verwijderen; dan verwijderen we de opname, de transcriptie en de analyse. Bij het einde van de overeenkomst verwijderen we alle gegevens van die klant binnen dertig dagen, tenzij de klant ze eerst wil exporteren.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Toestemming die je gaf, mag je altijd intrekken. Mail naar info@callab.nl. We reageren binnen een maand. Gaat het om gesprekken uit de app, dan werken we samen met je werkgever aan het antwoord.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Gegevens van klanten zijn in de database van elkaar gescheiden op rijniveau, zodat een fout in de code nooit gegevens van een andere klant kan tonen. Inloggen gaat met eenmalige links, en beheerders van Callab loggen in met wachtwoord en een tweede factor. Elke ingreep van een Callab-beheerder in een klantomgeving wordt vastgelegd. Meer over onze maatregelen staat in de verwerkersovereenkomst.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan zegt welke versie geldt. Bij een wezenlijke wijziging informeren we klanten per e-mail.