Zo gaan we met data om — Callab

Reikwijdte

Deze verklaring beschrijft hoe Callab een opgenomen gesprek verwerkt: de verwerkingsstappen, de opslaglocaties, wie toegang heeft en welke verwerkingen zijn uitgesloten. Zij vult de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst aan en geldt voor elke werkruimte.

Stap voor stap: wat er met een gesprek gebeurt

Het gesprek wordt opgenomen door jullie telefonie, niet door Callab. Jullie centrale (op dit moment CloudCall) maakt de opname zoals jullie dat daar hebben ingesteld. Callab haalt de opname op via een koppeling met jullie eigen inloggegevens, die we versleuteld bewaren. Gesprekken korter dan twee minuten slaan we over voor coaching.
De opname gaat naar versleutelde opslag in Frankfurt. Daar blijft hij staan tot jullie hem verwijderen. Niemand kan hem ophalen zonder een tijdelijke link die de app alleen aan bevoegde gebruikers geeft.
Spraak wordt tekst. We bieden de opname via een tijdelijke link aan bij onze spraakleverancier op diens Europese datacenter. Terug komt een letterlijke transcriptie met tijdstempels en wie wat zei. De leverancier bewaart de opname niet; wij bewaren de transcriptie.
Het gesprek wordt beoordeeld op jullie methodiek. De transcriptie gaat naar een taalmodel, samen met de fases, criteria en skills die jullie hebben ingesteld. Voor spreektempo, pauzes en gespreksverloop luistert het model ook naar de opname. Terug komen een score per criterium met een verwijzing naar het exacte moment, een samenvatting en één concrete observatie en één reflectieve vraag voor de beller. Twijfelt het model over een score, dan krijgt het gesprek de status "needs review" en kijkt een mens ernaar.
De beller ziet de eigen analyse. De teamlead ziet die van het team. Een medewerker ziet alleen eigen gesprekken. Een teamlead ziet het team. Tussen klanten bestaat geen toegang, en dat wordt door de database zelf afgedwongen, niet alleen door de app.
Na twaalf maanden verdwijnt het gesprek vanzelf. Dat is de standaardtermijn; een teamlead kan hem korter zetten en kan elk gesprek eerder verwijderen. Dan verwijderen we de opname, de transcriptie en de analyse. Stoppen jullie met Callab, dan kunnen jullie dertig dagen exporteren en verwijderen we daarna alles.

Waar het staat

Applicatie: server van One.com in Duitsland.
Database (transcripties, scores, accounts): Frankfurt, Duitsland.
Opnames: Frankfurt, Duitsland.
Transcriptie: Europees datacenter van onze spraakleverancier.
E-mail: verzonden vanuit de EU.
Foutmeldingen: Duitsland.
Taalanalyse: modellen van aanbieders in de Verenigde Staten, verwerkt onder een verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zonder opslag en zonder gebruik voor training. Zie subverwerkers.

Wie het ziet

Jullie team, volgens de rollen die jullie instellen.
Callab-beheerders, alleen als dat nodig is om een probleem op te lossen. Elke keer dat een beheerder in een werkruimte meekijkt, wordt dat vastgelegd in het logboek dat jullie kunnen opvragen.
Onze leveranciers, elk alleen voor de eigen taak. De volledige lijst, met land en afspraken, staat op subverwerkers.

Wat we bewust niet doen

Geen emotieherkenning uit stem. Callab meet waarneembaar spreekgedrag: tempo, pauzes, spreekaandeel en onderbrekingen. Het leidt geen emoties of gemoedstoestand af uit stem, wat op de werkvloer verboden is onder artikel 5 van de EU AI Act. Elke aanvraag aan een model wordt vóór verzending op deze grens gecontroleerd en geweigerd bij overtreding; door jullie ingestelde criteria worden op dezelfde grens getoetst.
Geen besluiten over mensen. Een score is invoer voor een coachgesprek en geen besluit. Callab neemt geen besluiten over medewerkers; besluiten over medewerkers worden uitsluitend door de werkgever genomen, door een mens.
Geen training op jullie gesprekken. Niet door ons, en bij onze modelaanbieders staat ingesteld dat ze niets bewaren of gebruiken voor training.
Geen verkoop van gegevens en geen gebruik van gesprekken van de ene klant voor een andere.
Geen cookies om je te volgen in de app. Op de website alleen statistieken, en alleen als je daar ja op zegt.

Jouw rechten

Werk je bij een organisatie die Callab gebruikt, dan is je werkgever verantwoordelijk voor de gesprekken en is Callab de verwerker. Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering richt je daarom aan je werkgever. Een verzoek dat ons rechtstreeks bereikt, sturen we binnen vijf werkdagen door aan je werkgever en we ondersteunen bij de afhandeling. Voor je account en voor alles op de website zijn wij zelf verantwoordelijk; daarvoor kun je rechtstreeks bij ons terecht. De volledige tekst staat in de privacyverklaring.

Laatst bijgewerkt: 8 september 2026.